Introducción al análisis de necesidades

La formación empresarial es cada vez más exigente. Es necesario que se haga de forma eficiente, efectiva y con el mayor retorno de la inversión posible. La identificación de las necesidades formativas es el primer paso dentro de la lógica del diseño instruccional.

Objetivo

El objetivo del análisis es, en primer lugar, identificar si la mejor solución es formar. Una vez determinado que se requiere una solución formativa, el análisis determina a quién formar y con qué tipo de modalidad formativa. Como es lógico, la solución no es siempre formar, como tampoco resulta eficiente formar a quien no lo necesita o hacerlo con una modalidad formativa que no se adecúa a la situación.

Tipos de análisis de necesidades

Existen diferentes tipos de análisis y fuentes de información que debemos tener en cuenta dependiendo de la situación ante la que nos encontremos.

Análisis organizacional

Se trata de un análisis de las necesidades de negocio: estrategias, metas y objetivos. Tiene que ver con determinar qué es lo que quiere conseguir la organización en su conjunto. Pretende dar respuesta a las siguientes preguntas:

  • ¿Quién decide que se debe realizar la formación?
  • ¿Por qué se recomienda que la solución es formar?
  • ¿Cuál es la historia de la organización respecto a la formación?

Análisis de personas

Tiene que ver con las personas que pueden estar implicadas en la formación: posibles participantes y formadores. Este nivel de análisis responderá a las preguntas:

  • ¿Quién va a recibir la formación?
  • ¿Cuál es su nivel de conocimientos?
  • ¿Es necesario un nivel mínimo de habilidades?
  • ¿Cuál es su estilo de aprendizaje?
  • ¿Quién va a formarles?
  • ¿Existen cambios en procedimientos, aplicaciones o políticas de empresa que se deben tener en cuenta?

Análisis del puesto de trabajo y/o de las tareas

Es el análisis de las tareas que se llevan a cabo. Su finalidad es especificar las tareas y el nivel de habilidades requerido. Tiene la finalidad de garantizar que la formación incluye elementos significativos vinculados con la realidad del puesto de trabajo.

Análisis del desempeño

  • ¿Cuál es el nivel de desempeño de los empleados?
  • ¿Existen lagunas significativas en el desempeño?
  • ¿Es la formación una solución adecuada?

Análisis del contenido

Como su nombre sugiere, se trata del análisis de la documentación, regulaciones, procedimientos y cualquier otra información que se utiliza para la realización de las tareas objeto del análisis. Es importante contar con la colaboración de expertos en la materia (trabajadores experimentados, normalmente) para determinar los contenidos de la formación y que éstos no entren en contradicción con la realidad del puesto de trabajo.

Análisis de idoneidad

¿Es formar la mejor solución a la situación que origina el análisis de necesidades? Debemos pensar que la formación es una de las posibles soluciones, no la única. Si no es la única solución, es importante determinar si es la solución más efectiva.

Análisis de costes y beneficios

Se trata del análisis del retorno de la inversión (ROI) de la formación. Para que la formación sea efectiva, es imperativo que la inversión en producirla y administrarla sea menor que los beneficios que se estiman obtener con la misma.

Técnicas habituales en el análisis de necesidades formativas

  • Cuestionarios.
  • Observación.
  • Entrevistas con personas clave.
  • Focus groups.
  • Encuestas.
  • Pre test.
  • Estudio de KPIs.
  • Revisión de información del desempeño.
  • Análisis de tareas.
  • Estudio y análisis de puestos de trabajo.
  • Detección y análisis de incidentes críticos.
  • Registro y análisis de incidencias y reclamaciones de clientes.

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Introducción al análisis de necesidades

por Jesús Rodríguez