Canvas para la planificación de reuniones

Hoy os traemos una herramienta de nuestra cosecha: el canvas para la planificación de reuniones. Todos tenemos reuniones en nuestro trabajo. Pero, ¿son siempre necesarias? ¿las planificamos bien? ¿sabemos para qué se nos convoca a una reunión? ¿cuál va a ser nuestro papel? ¿tenemos que llevar documentación o hacer algo antes de la reunión? ¿qué pasa con lo que se habla en la reunión tras la misma? ¿qué seguimiento se hace de lo hablado?

canvas para planificar reuniones

Antes de la reunión

¿Es la reunión necesaria?

Son muchas las reuniones que celebramos y no todas son necesarias. Antes de organizar una reunión plantéate lo siguiente: ¿Es una reunión el mejor foro para lo que se necesita?

Muchas veces una llamada o entrevista cara a cara con otra persona es todo lo que se necesita.

¿Qué hacer antes de la reunión?

Antes de una reunión debemos definir con claridad el objetivo de la misma, quién es necesario que asista, su duración y qué hay que preparar con antelación.

Cuando la convoques, contextualiza el tema, establece la agenda y cuando otros deban hacerse cargo de algún punto de la misma especifica el propietario. Indica también el lugar, la hora y la duración de la misma.

Durante la reunión

Encuadra

Durante la reunión contextualiza el asunto a tratar y consensúa quién se encargará de tomar notas.

Modera

Los aspectos fundamentales a tener en cuenta para que la reunión sea productiva son:

  • REGUNTAS: Pide que sean claras y específicas.
  • TEMAS NO RELACIONADOS: Anótalos para tratarlos en otro momento.
  • DISGRESIONES: Redirige al tema de interés.
  • COMENTARIOS MUY LARGOS: Pregunta para centrar la conversación.
  • AGENDA: Cubre todos los temas de la agenda.

Concreta

Antes de finalizar la reunión debe quedar claro quién hará qué y para cuándo.

Después de la reunión

Envío de resumen

La persona encargada de tomar notas deberá enviar a los asistentes el resumen enfocado en las decisiones tomadas y las acciones a realizar especificando propietarios y fechas.

Seguimiento

Revisar las acciones acordadas en las fechas establecidas para ver su evolución. Es buena idea tomar notas sobre lo que se ha hecho y lo que no, sobre lo que ha funcionado y lo que no.

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Canvas para la planificación de reuniones

por Jesús Rodríguez