GTD: Cómo aprovechar el tiempo con Getting Things Done de David Allen


Seguro que te suena el método GTD de David Allen. Pero antes de empezar, hagamos una pequeña reflexión. Hay tantas cosas a las que tienes que prestar atención: tareas del trabajo, asuntos familiares, relaciones sociales, deporte, la casa y tantas otras cosas que debes tener en tu cabeza. Todas estas cosas te empujan en tantas direcciones diferentes que te llegan esos momentos en lo que sientes que todo se mezcla y que es imposible llegar.

¿Qué es lo que puedes hacer?

Puedes hacerlo con una buena organización y para ello voy a hablarte de las 3 ideas fundamentales de la metodología GTD (Getting things Done) de David Allen.

Nuestro cerebro no es un almacén

La primera idea es que tu mente no está diseñada para almacenar información. Es probable que tengas la noción de tu mente como un lugar en el que poner todas esas cosas que tienes que recopilar para después utilizarlas cuando las necesites. Pero tu mente no funciona así realmente.

Tu cerebro no está diseñado para almacenar tanta información. No es un archivo infinito en el que guardar todas esas cosas. El cerebro es muy bueno para crear ideas, no para almacenarlas. Sobretodo hoy en día que tienes tantas herramientas a tu alcance para registrarlas incluso desde tu móvil. Por ejemplo Evernote o Trello, por nombrar dos.

Tu foco es la clave

La segunda idea es: necesitas estar centrado en lo que estás haciendo en cada momento y cuanto más difícil te resulta una tarea, más atención la debes prestar, aquí y ahora. Ya hemos hablado en un vídeo anterior sobre cómo concentrarte y sobre la importancia de hacerlo. Serás más productivo si prestas una atención activa a lo que estás haciendo.

No te distraigas

Y la tercera, muy relacionada con la anterior y sobre la que también hablaba en otro vídeo, es que debemos mantenernos a salvo de las distracciones.

GTD

Te voy a hablar ahora del sistema GTD propiamente dicho. ¿Cómo funciona el GTD? El GTD establece 5 pasos para garantizar que consigas terminar todas tus tareas.

  • El primer paso es RECOGIDA DE INFORMACIÓN. Cada vez que te llega información relevante nueva, debes registrarla en un sistema fiable como pueden ser cualquiera de los dos que he mencionado antes: Trello o Evernote.
  • El siguiente paso es PROCESAR LA INFORMACIÓN. Lo que tienes que hacer es identificar el próximo paso, ¿Cuál es el siguiente paso que tienes que hacer en referencia a este tema?
  • El tercero es ORGANIZAR. Tienes que organizar todo lo que has recogido y procesado según los criterios que te resulten relevantes, por ejemplo, por áreas de tu vida: trabajo, aficiones, familia, etc.
  • El cuarto paso es REVISAR. Se trata de un paso muy importante. Lo que yo hago es hacer una revisión semanal los martes por la tarde de todas las cosas que he recogido, procesado y organizado y las voy agendando en mi calendario.
  • El quinto y último paso, ¡adivina cuál es! HACERLAS. Te pones a hacerlas inmediatamente.

Recuerda que no tienes por qué recordar de memoria toda la información que necesitas. Confía en herramientas como Evernote o Trello. Registra la información, procésala, organízala, revísala periódicamente y ponte a hacerlas.


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Jesús Rodríguez

Coach, psicólogo clínico, especialista en formación empresarial. Actualmente compagina su actividad de coach personal y ejecutivo con actividades de formación empresarial y de divulgación sobre coaching, desarrollo personal y emprendimiento para coaches.

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